huur voorwaarden

Wat?

Nota’s bij de bespreking:

Bij de evaluatie:

1/a.-De aanvrager beheert de accommodatie en inboedel als een goede huisvader.

-De aanvrager(vb. Huwellijkskoppel) komt met zijn eigen dienstcoördinator op bezoek, om onderhavig document door te spreken en alle afspraken vast te leggen.

Het is strikt noodzakelijk dat de dienstcoördinator zelf alle besprekingen meemaakt,

en de dag van gebruik natuurlijk zelf ook aanwezig is.

-TIP: Neem vooraf FOTO’s van de zaalsetting en van de te verplaatsen attributen,

zodat de standplaats ervan makkelijk kan worden herinnerd.

1/b.Waarborg:

-Gebruik van de Hoeksteen is volgens prijs op de website.

-Waarborg: Zie website overschrijving op rekeningnr.: BE 98 7371 2629 9093

Gelieve tegelijk een mailtje (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.) te sturen als de overschrijving gedaan wordt.

Geef in de mail ook je eigen rekeningnr.op, zodat wij -na gunstige evaluatie- het bedrag kunnen terugstorten.

-Bij negatieve evaluatie kan, na overleg met de gemeenteleiding,

het bedrag geheel of gedeeltelijk ingehouden worden.

Tevens kan - zo nodig- een meerkost voor schadedekking worden aangerekend.

2/Uitvoering van organisatietaken: Algemene Zaalverantwoordelijke:………………………………………

-De aanvrager voorziet zelf in voldoende mankracht voor ALLE taken.

3/Parking: Verantwoordelijke:…………………………………………….

-Twee (of meer) vrije plaatsen op asfaltparking worden voorzien door De Hoeksteen.

-Parkeerleider, die op de dag zelf functioneert, wordt door aanvrager voorzien.

-Grindparking mag integraal gebruikt worden, behalve parkeerplaatsen en doorgang voor bewoners vrijwaren.

-Uitdrukkelijk verboden parkeren op parking Colruyt. (Andere kant straat)

Wat? -vervolg

Nota’s bij de bespreking:

Bij de evaluatie:

4/a)Sleutelverantwoordelijke aanstellen:

-Sleutel na afspraak 09/33 55 620 met Gentse Steenweg 212, af te halen.

-Telkens, na elke activiteit, terug brengen in de brievenbus van de gemeentewoning op

Gentse Steenweg 212 bus 2.

4/b)-Hoe de zaal openen?

-1.Binnen komen gebouw langs voordeur. Openmaken met sleutel.

-2.Zijdeur =Officiële Nooduitgang: kan geopend worden langs binnen met draaibeweging

en langs buiten met sleutel . Deze mag tijdens het evenement niet gesloten worden en,

deze is, behalve voor lossen en laden, geen ingang noch uitgang!

5/Zaallichten:

-In zaal aan dubbele deur, muur rechts – schakelaar 2 spots.

-Achteraan zaal, links van geluidstafel, vind je de gedetailleerde verlichting-

Na evenement aub terugzetten zoals oorspronkelijke stand.

-Lichten inkomhall gaan automatisch aan en uit.

6/Verwarming: enkel door coördinator van De Hoeksteen te bedienen.

7/Lokalen die in gebruik worden genomen:

1.Beneden: O Hall O Toiletten O Keuken O Zitlokaal O Crêche

O Zaal O Let op: Lokaal naast podium NIET gebruiken.

2.Boven: O Kinderlokaal1 O Kinderlokaal2 : mogen NIET gebruikt worden;

tenzij het doel van de organisatie dit verantwoordt, nl:………………………………………………..

8/Versiering: verantwoordelijke:………………………………….

1.Er mag niets aan muren, deuren of meubelen bevestigd worden met duimspijkers, kleefband, "Buddies", ed.

2.Er mag niets beschreven of bevuild worden.

Versieringen mogen aangebracht worden met dien verstande dat er niets aan de wanden of plafond wordt bevestigd.

9/Podium:

-Wordt door de Hoeksteen vooraf leeggemaakt voor zover nodig.

-Geen anderen, noch kinderen, dan dienstleiders, muzikanten of helpers, worden op het podium toegelaten, noch voor, noch na de dienst! Licht uw mensen vooraf in, aub !

Wat?-vervolg

Nota’s bij de bespreking:

Bij de evaluatie:

10/Muziekinstrumenten:

-Mogen NIET gebruikt worden zonder voorafgaande toestemming van de eigenaar. -Piano en drumstel kunnen enkel door muzikanten van de organisatie gebruikt worden, na aanvraag aan de Hkst.

11/Geluid: Verantwoordelijke mengtafel:…………………………..

- Van de Hoeksteen kan men gebruiken:

Microfonen, monitoren en muziekstatieven met label De Hoeksteen .

-Geluidstafel laten bedienen door iemand met kennis, en die voorbereid is door

de geluidsverantwoordelijke van De Hoeksteen.

Deze moet na afloop teruggezet worden in de oorspronkelijke setting!

-Gebruik van 2 draadloze microfonen: nieuw geladen batterijen gebruiken, zie achteraan op de geluidstafel.

-Bij afloop batterijen terug in batterijlader plaatsen.

12/ Plaatsen van bagage van instrumenten en andere eigen dozen, eigen koffers, eigen bakken, enz.:

In “Crêchelokaal”, in hall bij binnenkomen eerste deur rechts.

13/ Beamer & Laptop: Neem aub eigen laptop mee. Spreek af met coördinator van de HkSt voor bediening.

Verantwoordelijke:………………………………………………

14/Keuken:

-Mag niet gebruikt worden voor maaltijd, wel voor receptie.

-Koelkasten worden aan- en afgezet door coördinator van De Hoeksteen.

-Alle Keukenmaterialen en -toestellen: bedienen, poetsen en afsluiten zoals

oorspronkelijke toestand en standplaats.

-Er kan en mag (binnen) niet gefrituurd worden.

-Gelieve gebroken stukken bij de evaluatie kenbaar te maken aan de coördinator van de Hoeksteen, in een doos apart te zetten voor nazicht, om dan zelf mee te nemen naar eigen afvalverwerking.

15/Poetsen: Afspraak in voorbespreking met verantwoordelijke. Gebeurt spoedig na gebruik zodat volgende kerkactiviteit kan plaatsvinden:

Hall – Keuken – Zaal – Toiletten –Crêchelokaal + Alle andere gebruikte lokalen.

-AUB:Afwassen: zeer spoedig. -Dweilen: keuken, inkom, alle indien nodig.

-AUB: Alle materialen terug netjes zoals in oorspronkelijke toestand plaatsen. (zie hoeveelheden en plaatsingsinstructies aan binnenkant van kastdeuren.)

-AUB: Eigen drooghanddoeken gebruiken, en terug meenemen.

-AUB: Eigen vuilzakken gebruiken en terug meenemen naar eigen afvalverwerking.

16/ De Evaluatie:

-De aanvrager, in de persoon van de eigen dienstcoördinator, spreekt met de Hoeksteencoördinator het tijdstip af waarop de evaluatie gebeurt.

-De coördinator van de Hoeksteen brengt verslag uit over de evaluatie aan de gemeenteleiding.

-Na de beoordeling positief of negatief, wordt de waarborg al of niet teruggestort; met of zonder meerkost voor schadedekking.

-Noteer hier het rekeningnummer , waarop de waarborg kan terug gestort worden.

……………………………………………………………………………………..

17/De kosten voor het gebruik van de Hoeksteen worden aangerekend zoals op de website vermeld.

Let wel, tijdens koude wintermaanden kan een verwarmingstoeslag aangerekend worden van 100 euro voor de zaal en 50 voor de bovenzaal.

Dit kan gestort worden op het gemeenterekeningnummer: BE 98 7371 2629 9093

Natuurlijk wordt eventuele schade door gebruiker vergoed. Deze wordt van de waarborg afgetrokken.

18/Repetitie en Voorbereidende activiteiten door de aanvrager:

Tijdstip in afspraak met de coördinator van de Hoeksteen.

Sleutel zelf na afspraak afhalen en terugbezorgen.

19/Attributen voor Inkleding, desgevallend te gebruiken:

1. Rode loper in 3 stukken: eerst zelf stofzuigen, en voor oprollen terug stofzuigen. Plaats deze terug opgerold bij de aangewezen deur in het grote kinderlokaal boven; behalve bij nat weer: gewoon beneden open laten liggen.

2.Twee met witte stof beklede stoelen; plaats die ook terug boven in het grote kinderlokaal naast de deur. Let op: De stoel stof moet mogelijks nog even gestreken worden.

3.Witte zuilen voor bloemstukversiering; plaats die ook terug boven in het

grote kinderlokaal naast de deur.

4.Planten mogen verplaatst worden, plaats terug in oorspronkelijke setting.

20/ Stoeletiketten met “voorbehouden” of “familie” zijn door de gebruiker te voorzien.

21/Maak vooraf uw Inschatting omtrent het totaal aantal aanwezigen:

-Aantal zitplaatsen op reeds geplaatste banken:………

-Aantal bijzetstoelen: 4 X 50 vouwstoelen:

-De Vier à Zes rechthoekige tafels: bergen, gebruiken en terugplaatsen.

-Het is verboden om stoelen of tafels buiten op te stellen, wegens klimaatsverkleuring ervan,

en wegens de mogelijke schade aan deurposten bij verplaatsing.

-AUB: Alle gebruikte stoelen en tafels terug schikken in oorspronkelijke setting.

22/ De overige vragen kunnen per mail gesteld worden in een bijlage, welke dan dient als

HEEN-EN-WEER-DOCUMENT. Ook De Hoeksteen kan haar vragen, verdere verwachtingen en afspraken daarop nog formuleren, tot volledigheid en wederzijdse tevredenheid van de organisatie.

ANDERE:

Wat?

Wie?

Wanneer?

OK?

Wat niet in orde?

Oorzaak:

Verantwoordelijke Aanvrager?

Voorstel tot Overleg door Verantwoordelijke De Hoeksteen:

BEMERKINGEN: